Кто утверждает формы первичных документов экономического субъекта?

Унифицированные формы первичной документации — Audit-it.ru

Кто утверждает формы первичных документов экономического субъекта?

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»  (далее — Закон о бухгалтерском учете) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.

При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 этого Закона.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учитывая изложенное, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом, содержащим перечисленные выше реквизиты и оценку в денежной форме.

Унифицированные формы первичной документации

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.

К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

— платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).

При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.

Во-вторых, документы, оформляемые при перевозке грузов:

— транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;

— экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной

В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.

Читайте также  Какие документы нужны для автокредита в автосалоне?

Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.

Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.

Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.

При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

О возможности учесть расходы в целях налогообложения прибыли, подтвержденные первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам

Глава 25 НК РФ устанавливает обязательное требование о надлежащем документальном подтверждении расходов, при этом надлежаще подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

И именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, то такие расходы являются надлежаще документально подтвержденными и могут учитываться в целях налогообложения прибыли.

Ответственность за отсутствие первичных документов

За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

  • в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период;
  • в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов;
  • в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы.

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/accounting/unifitsirovannye_formy_pervichnoy_dokumentatsii.html

Унифицированные формы первичных документов

Печатная версия
Электронный журнал

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»  (далее – Закон № 402-ФЗ) существенно изменил порядок оформления первичных учетных документов.

И сейчас формы первичных учетных документов утверждает не Госкомстат или какой-то другой государственный орган, а руководитель каждого экономического субъекта по представлению специалиста, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Иными словами, разрабатывать формы (бланки) «первички» должны главбухи или иные бухгалтерские работники, а утверждать их – руководитель предприятия.

Формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению.

В каждой организации должна была быть проделана работа по формированию собственных альбомов – по разработке и утверждению тех форм первичных учетных документов, которые будут составляться данной организацией. При их разработке следует учесть и мнение покупателей. Ведь их бухгалтерам предстоит работать с этими документами.

Читайте также  Какой пакет документов нужен для открытия ИП?

Как подчеркнули финансисты (информация Минфина России № ПЗ-10/2012), все необходимые формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, обязательно должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. На практике это может быть сделано в виде отдельных организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений), в рамках учетной политики либо в виде самостоятельного внутреннего стандарта экономического субъекта, посвященного организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни.

Обязательные реквизиты «первички»

При разработке собственной «первички» нужно предусматривать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, к числу которых относятся:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все вышеперечисленные обязательные реквизиты должны содержаться в каждом первичном учетном документе. По своему составу и содержанию они тождественны тем обязательным реквизитам, которые предусматривались по старому закону в прошлые годы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов в дополнение к обязательным. А потому включение дополнительных к обязательным реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией только при необходимости – например, в связи:

  • с характером факта хозяйственной жизни, оформляемого данным документом;
  • с требованиями нормативных правовых актов;
  • с потребностями управления;
  • с технологией обработки учетной информации и т. д.

Учетная политика и дополнительные регламенты

Кроме того, следует грамотно сформулировать учетную политику и другие организационно-распорядительные документы.

В частности, теперь нельзя просто сослаться на альбомы унифицированных документов, даже если организация решила ничего существенно не менять и просто продолжать использовать те же формы, которые применялись ранее в обязательном порядке, если они ее вполне устраивают.

Необходимо включить в учетную политику (возможно, в качестве приложения) полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться в данной организации, и привести их образцы (бланки), а в идеале – еще и с указаниями (пояснениями) по их заполнению.

Также нужно определиться с кругом лиц, которым доверяется право подписывать первичные учетные документы. Следует разработать график документооборота с указанием, кто и при каких обстоятельствах должен составлять каждый вид документа, сколько экземпляров должно быть выписано, кому эти документы должны передаваться, как они должны обрабатываться и храниться в сельхозорганизации. Лучше всего, чтобы фрагмент графика документооборота прилагался к каждой должностной инструкции, чтобы каждый работник точно знал, с какими документами он должен работать и как ему это следует делать.

Читайте также  Второй документ удостоверяющий личность для кредита

Руководитель экономического субъекта должен не просто утвердить формы первичной документации. Он также должен определить состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Впрочем, по мнению чиновников, для ведения бухгалтерского учета вполне могут использоваться не только формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные предприятием самостоятельно. Могут применяться и те формы, которые были приняты органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы. Например, формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н.

Иногда все-таки нужно применять унифицированные формы первичных документов.

Как уточняют специалисты финансового ведомства, прекращение действия части 3 статьи 9 старого Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отнюдь не означает, что после 31 декабря 2012 года изменяется порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами. Напротив, этот порядок и сейчас продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации, в частности:

Из части 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ следует, что оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни.

При этом финансисты подчеркивают, что, принимая во внимание еще и часть 2 статьи 1 Закона № 402-ФЗ, следует сделать однозначный вывод о том, что к бухгалтерскому учету не должны приниматься документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Электронные документы

Частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Порядок применения электронной подписи при совершении гражданско-правовых сделок и юридически значимых действий регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Предусмотрено два вида электронной подписи – простая и усиленная. Первая только удостоверяет лицо, подписавшее документ. Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным бумажному, его нужно подписать усиленной электронной подписью.

Усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Первая из них должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа, определяет лицо, подписавшее документ, и позволяет обнаружить внесение в него изменений. Квалифицированная подпись имеет дополнительные признаки.

С введением электронных документов и электронного документооборота труд бухгалтера облегчается. Такие документы проще обрабатывать и вводить в бухгалтерскую программу. Одновременно у налоговиков появляются новые возможности для контроля деятельности предприятий.

Н. Шишкоедова,
налоговый консультант

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/24841-sobstvennye-ili-unifitsirovannye-formy-pervichnyh-dokumentov