Закрывающие документы для бухгалтерии что входит?

Содержание

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг :

Закрывающие документы для бухгалтерии что входит?

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена,руб. коп. Сумма,руб. коп.
1 Картридж шт. 1 3000,00 3000,00
ИТОГО 3000,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

М.П.

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп. Сумма,руб. коп.
1 Заправка картриджа шт. 1 500,00 500,00
ИТОГО 500,00

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Источник: https://businessman.ru/new-chto-takoe-zakryvayushhie-dokumenty.html

Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии — в 2020 году

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Бухгалтерские Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.).
Оправдательные Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.).
Организационные или распорядительные К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д.

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

По объему Это либо первичные, либо сводные. Под сводными имеется в виду перечень первичных документов.
По количеству операций Здесь тоже просто, либо это разовые, либо накопительные.
Место применения Между фирмой или между участниками какой-либо сделки. К внутренним относят акты, накладные или авансы, а к внешним – счета, договоры.
Методы оформления Распространенные формы или специально оформленные под какой-то случай бланки.
Читайте также  Оплата корпоративной картой подтверждающие документы

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

  • Договоры.
  • Счета.
  • Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
  • Платежные поручения.
  • Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
  • Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы. 
  • Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
  • Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
  • Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
  • Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т13 и Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т12
  • Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости-  сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
  • Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Скачать бланк счета-фактуры

Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Скачать бланк товарной накладной формы ТОРГ-12

Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Скачать бланк платежного поручения

Товарный чек до 1 июля 2020 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2020 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Договоры

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

  • суть договора – итог проведенной сделки;
  • сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
  • права и обязанности каждой стороны;
  • условия заключении и расторжения договора.

Каждый из двух экземпляров содержится у обеих сторон. Вопреки общему мнению, почти во многих случаях не требуется оформлять договор в письменном виде, так как для многих сделок он не нужен.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Реквизиты

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

  • название и нумерация бумаг;
  • полная дата составления;
  • полное название организации исполнителя и заказчика;
  • описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
  • количество и общие единицы измерения;
  • подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от « 01 » мая 2020 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от « 7 » апреля 2020 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2020 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп . Сумма, руб. коп.
12 Цветы роза шт. 5 300,00 1500,00
ИТОГО 1500,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

С.С. Сергеев

Пример акта выполненных работ:

Акт № 33 от « 01 » декабря 2017 г. приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп. Сумма, руб. коп.
44 Роза Кенийская шт. 120 300,00 36000,00
ИТОГО 36000,00

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов

Пример накладной №2:

Накладная № 14 от «17» марта 2002 года.

Отправитель: ООО «БухгалтКонсалт».

Получатель: ООО «ОмегаАльфа».

Основание для отпуска товара: договор № 13 от «9» марта 2002 года.

Договоренность № 51 от «22» октября 2001 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://jurjur24.ru/chto-vhodit-v-zakryvajushhie-dokumenty-dlja-buhgalterii/

Закрывающие документы для бухгалтерии что входит

«Первичная документация в бухгалтерии – что это такое?» — вряд ли такой вопрос может возникнуть у бухгалтера, а вот обычным людям придется поломать голову.

Читайте также  Какой пакет документов нужен для открытия ИП?

В отличие от вторичных, первичка – это документ, который был создан в момент проведения операции и является подтверждением того, что операция произошла.

  • Когда составляется первичный документ
  • Виды первичных документов
  • Перечень первичных документов бухгалтерского учета
  • Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Когда составляется первичный документ

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Бумага составляется за некоторое время до окончания операции, а подписывается уже в момент ее окончания.

Например, если речь о продаже товара, счета, акты и накладные составляются заранее, до передачи товара покупателю — как только он получил и проверил груз, он должен подписать бумаги.

Это же относится и к другим бумагам: договорам, текст которых может захотеть проверить вторая сторона, расчетным листкам по выдаче зарплат и другим.

Первичные документы хранятся 5 лет. За это время их может запросить налоговая для проведения проверки обеих стороны. Документы, связанные с сотрудниками, их зарплатами и перечислениями в Пенсионный фонд, должны храниться не менее 75 лет.

Важно знать: уничтожение первичных документов происходит специально созданной комиссией с составлением акта и описи.

В зависимости от варианта деления бумаги могут быть нескольких видов.

По назначению они делятся на:

  1. Бухгалтерские: расчеты, счета, ведомости, кассовые ордена, то есть все учетные документы, связанные с финансами фирмы.
  2. Оправдательные: акты приема, накладные, требования и т.д. Эти бумаги необходимы для подтверждения самого факта проведения и окончания процедуры.
  3. Распорядительные или организационные: платежные поручения, доверенности, приказы. Это внутренние документы, регулирующие отношения внутри фирмы.

Виды первичной документации в бухгалтерии

По объему:

  • первичные;
  • сводные: это сводка первичных документов.

По количеству операций:

По месту применения:

  1. Внутренняя: отчетные акты, накладные, авансы, которые «ходят» между отделами.
  2. Внешняя: счета и договора для поставщиков или покупателей.

По оформлению:

  • типовые или унифицированные формы;
  • специализированные бланки.

Стоит отметить: типовые бланки применяются для большинства операций, специализированные – для ведения операций узкой специализации.

Перечень таких бумаг состоит из:

  1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
  2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
  3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
  4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
  5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
  6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
  7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
  8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
  9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.
  10. Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

  11. Табеля учета рабочего времени: в нем отмечают отработанные часы каждого рабочего за месяц.
  12. Расчетной и платежной ведомостей: в первой бумаге отмечают начисление зарплаты, во второй – выдачу. Иногда вместо зарплатных ведомостей выдают одну общую расчетно-платежную ведомость.

Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Речь идет о бумагах, в которых указано, что сделка полностью завершена, а стороны полностью выполнили свои обязанности.

По этим документам бухгалтер после будет начислять налоги.

К ним относятся:

  • счета-фактуры;
  • товарная накладная;
  • акт о выполнении работ или услуг.

Следует учесть: иногда также может потребоваться ТТН, если услуги фирмы связаны с перевозками.

Закрывающие документы должны быть распечатаны в двух (изредка трех) экземплярах – по одному каждой стороне.

Если речь идет о перевозке (передаче) товара, водитель (курьер) может потребовать один экземпляр для себя, как доказательство передачи.

Принимающая сторона должна поставить на всех экземплярах подпись и печать.

Если при передаче закрывающих документов не было, у фирмы не будет подтверждения легальности получения суммы денег. При проверке налоговой это может обернуться штрафами и потерей репутации компании.

Первичная документация является важной частью бухгалтерии, основой бухучета. Это бумаги, которые подтверждают совершение продажи или оказание услуги, а также перечисление зарплат. Эти документы необходимы для правильного начисления налогов.

Смотрите видео, в котором специалист в доступной форме разъясняет, что такое первичная документация в бухгалтерии:

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует — напишите вопрос в форме ниже:

Источник: https://sovetnik.guru/nalogovoe-pravo/pervichnye-dokumenty-buhgalterii.html

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое: закрывающие документы учета, что входит, перечень

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте.

Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия.

Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу.

Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.

), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции.

Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии.

По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

  • распорядительные (поручения);
  • выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

  • комбинированные (отчет об авансе);
  • строгие (талоны или билеты).

По объему:

  • первичные (кассовые ордеры);
  • сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

  • разовые (отчеты);
  • накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

  • внутренние (накладные или отчеты об авансе);
  • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

  • выписки из банка и кассы;
  • платежные поручения;
  • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
  • товарные чеки;
  • накладные;
  • счета;
  • учеты рабочего времени;
  • ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

! Что такое рейдерский захват?

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм.

Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств.

Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной.

А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

  • акт;
  • счет-фактура;
  • накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Источник: https://sroorgru.com/zakryvayuschie-dokumenty-dlya-buhgalterii-chto-vhodit/

Является ли счет фактура закрывающим документомОтделения и банкоматы АО «Россельхозбанк»

Является ли счет-фактура первичным документом?

Ответ:

Понятие «первичный учетный документ» определено ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете». В соответствии с данной статьей:

«1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;б) дату составления документа;в) наименование организации, от имени которой составлен документ;г) содержание хозяйственной операции;д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;ж) личные подписи указанных лиц.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания».

Рассмотрим соответствие счета-фактуры перечисленным признакам первичного документа:

  • счет-фактура не является оправдательным документом ни для одной хозяйственной операции (например, оправдательными документами при приобретении товаров, работ услуг являются товарная накладная, транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг));
  • бухгалтерские проводки, формируемые на основании счета-фактуры (Дт 68.2 19), не являются самостоятельной хозяйственной операцией;
  • альбомы унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, не содержат форму счета-фактуры.
Читайте также  Как продать дом в деревне какие документы?

Однако, счет-фактура содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом счет-фактура согласно п. 3 ст. 168 НК РФ в отличие от первичного документа может быть составлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав или получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Таким образом, за исключением соответствия реквизитов счета-фактуры обязательным реквизитам первичного учетного документа, иных признаков первичного документа, установленных ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» счет-фактура не содержит.

Следует отметить, что положения НК РФ также разграничивают понятия «счет-фактура» и «первичный документ». А именно:

  • согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
  • в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета.

Учитывая вышеизложенное, счет-фактура является документом, на основании которого сумма НДС принимается покупателем к вычету, и не признается первичным документом в рамках бухгалтерского и налогового законодательства. Данного мнения придерживается также Минфин РФ: в Письме от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/392 финансисты пришли к выводу, что счет-фактура является документом, косвенно подтверждающим произведенные затраты, и служит дополнением к уже имеющимся первичным документам.

Читать еще:  Образец национального водительского удостоверения

Похожие публикации

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

  • Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
  • Разные виды накладных.
  • Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

  • подтверждает, что сделка осуществлена;
  • удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
  • указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

  • доначисление налогов по прибыли или НДС;
  • штраф за нарушение норм учета;
  • снижение репутации компании.

Источник: https://rosselhozbank-info.ru/javljaetsja-li-schet-faktura-zakryvajushhim/

Что входит в закрывающие документы от контрагента

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется. Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления. В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг. Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы. При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;
  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

  1. наименование документа и дата его выдачи;
  2. перечень и описание передаваемого товара;
  3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
  4. наименование поставщика;
  5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале.

Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации.

Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • его нумерация;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • перечень проведенных действий;
  • указание стоимостных и натуральных показателей;
  • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

  1. задержка бумаг поставщиком;
  2. задержка покупателем первичной документации;
  3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

  • из рук в руки;
  • по электронной почте;
  • по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

«Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/chto-vhodit-v-zakryvayushhie-dokumenty-ot-kontragenta-2283/